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PyCon 2011 夏 第8回 最終MTG

1. TODOの確認 2. 当日の会場運営手引きをざっと確認 3. おやつ、コーヒーブレイクの対応、スポンサーロゴの印刷（食堂） 4. 申し込み：チケット未購入問題、当日チケット関連 5. パーティー受付方法の共有 6. Partyの料金プランといつまで受け付けるか(入金等) 7. 英語できるスタンプ 8. ノベルティー 9. 会場見学の報告（森本） 10. キャッシュフロー 11. Indesignお持ちの方募集(アンケート作成に必要)

参加者（13名）

  • 寺田、清水川、土屋先生、イアン、森本、松崎、保坂、たかのり、堀田、池、畠、氏原、イクバル、薄井、原、瀧澤、遠藤

日時場所

  • 2011年8月11日(木) 19:00-
  • BeProud ミーティングスペース

議題

  1. TODOの確認
  2. 当日の会場運営手引きをざっと確認
  3. おやつ、コーヒーブレイクの対応、スポンサーロゴの印刷（食堂）
  4. 申し込み：チケット未購入問題、当日チケット関連
  5. パーティー受付方法の共有
  6. Partyの料金プランといつまで受け付けるか(入金等)
  7. 英語できるスタンプ
  8. ノベルティー
  9. 会場見学の報告（森本）
  10. キャッシュフロー
  11. Indesignお持ちの方募集(アンケート作成に必要)

TODOの確認

  1. ロゴサイズ
    1. gumi さんだけ小さい
      1. 再度いただいたら差し替える
  2. 英語向け申し込みページ
    1. たかのり作業済み
  3. アンケート作成
    1. 亀井さん
    2. 今日内容を修正したので松崎さんが fix かどうか確認する
  4. バナー
    1. 一般参加募集が終了してしまったのでおわり
  5. 運営の手引き
    1. 今日読み合わせる
  6. 名札

    1. atendee の見本がある

    2. 他は色違い

    3. Python ロゴの色が薄い?
      1. ひとまずこれで大丈夫そう

    4. 寺田さんのところで印刷

    5. スタンプを押したり名前を書いたりするので光沢紙ではない方がいい

  7. パンフレットのデザイン

    1. 表紙の日付を修正

    2. 表現の不統一

    3. 英語タイトルを残すのか消すのか
      1. 撮影に関する注意の部分は英語必要ない?ある?
    4. 発表の言語をあらわす国旗を出すのが厳しそう
      1. 統一するなら左下に出したい
      2. 右上だと文字のレイアウトが厳しいかも

    5. Sprintの解説は簡素な形式にして、1行目だけにする

    6. オープンスペースの部分が空いている
      1. サイトにある解説文 を書いておくといいかも
      2. オープンスペースも Coffee Break を入れる
      3. Coffee Break(2nd floor)とする
  8. 参加者の皆様へページ
    1. 入場方法についてが決まっていないので未記入
    2. 撮影とかに関する「その他情報」を上に持ってくる
  9. guidebookappを作る

    1. 会場見取り図とイベントアイコンを作る

    2. 土曜まで(遠藤)

    3. Guidoへの質問の全文を発表後にアップしたい→サイトだけでいいんじゃない?
      1. サイトに置いてguidebookapp からリンクを張る
      2. # のページを差し替えるので、guidebookapp側は対応不要(たかのり)
  1. 事務局購入予定リスト
    1. すでに作成済み
    2. スタンプは承認待ち→OKと
  2. 事務局当日必要な人数を考え、報告
    1. 森本さんの会場担当とは別
      1. 受付などの人数は入っていない
      2. 受付に回すこともできるかも?
    2. 受付担当人数
      1. 4〜5人居ればいいのでは?
    3. アンケート周り
      1. 回収担当
  3. Tarek に sprint 参加どうする
    1. メールは送った
  4. cfp 登録誘導ボタン
    1. おわり
  5. 弁当業者の選定
    1. 700円スペシャルの現物あり
      1. +ドリンクで100円くらい
      2. ベジタリアン向けのものを何個か頼む
      3. ドリンクはお茶と水
    2. ゴミの回収をどうするか
      1. 食堂でのお弁当のゴミは回収しないといけない
    3. 搬入の車をどうするか
      1. 大学に事前に申請すれば駐車場を使える
      2. 業者名と搬入時間を大学に伝える -> 土屋先生宛
  6. Tarek への質問する際の通訳担当
    1. 質問内容は事前に集めている
    2. Twitter と Python ML に告知した
  7. メディア告知
    1. 終了
  8. 次回の開催について
    1. 出します(寺田)
  9. 懇親会
    1. Paypal で支払えるようになっている
    2. 締め切りは今日決める
  10. 電源ドラム
    1. 堀田・薄井・ 会場の三つは用意できる
  11. パネルディスカッション事前打ち合わせ
    1. 16日
  12. office hour
    1. 渋川さんがOKしたら終了
  13. sprint の計画
    1. 終了
  14. スタッフTシャツ
    1. できあがりイメージが docs にある。胸紅白ロゴに変更したもの
    2. 送り先をCMScomに変更し寺田が前日に搬入

当日の会場運営手引きをざっと確認

  1. 前回の運営手引きをベース

  2. 各担当の連絡先

  3. タイムキーパーどうする
    1. 英語トラックはいた方がいいのではないか
    2. 誰がやる?
  4. 受付の名前確認は?
    1. paypal のトランザクションIDはややこしいので危険
      1. メールアドレス?
  5. 開会
    1. 寺田が開会宣言
      1. 「はじめるよー」くらい

おやつ、コーヒーブレイクの対応、スポンサーロゴの印刷（食堂）

  1. 置いておくだけ?

  2. 飲み物は業者から持ってきてもらう

  3. ロゴ
    1. ポットに貼っておく
    2. サービスしているエリアに何枚か貼っておく

申し込み：チケット未購入問題、当日チケット関連

  1. 当日チケットの販売はなし

    1. 会場のキャパの問題できつい

    2. 当日来られてもお断りするしかない
      1. USTで見て下さい
  2. フォームで登録したけどチケット買っていない人
    1. すでに登録されているなら救済しましょう
  3. スポンサー枠の人数を超えて入れてほしいと来たら
    1. 断固お断り

  4. 講演者は全員確認済み

party受付方法の共有

  1. 昼過ぎから受け付け

  2. たかのり・畠担当、PayPal確認→バッジ

  3. 未成年は自己申告で
    1. 微妙な人は身分証確認

Partyの料金プランといつまで受け付けるか(入金等)

  1. food 2280 円 + drink 2500 円で決定

  2. いつまで受け付け?
    1. 現在42人
    2. 売り切れたらその時点で終了
    3. 3日前にPayPal閉めきって名簿をもらう、あとは当日払い

英語できるスタンプ

  1. 名札にスタンプを押す
    1. 日本語ができる人は「あ」
    2. 英語できる人は「A」
  2. 印刷してしまった方がいいのでは?
    1. 当日ペンで丸付ける
    2. そこそこしゃべれる人は△をつけるといいかも

ノベルティー

  1. 予算は一人1000円くらいある

  2. ステッカー・バッジ・あめ玉

  3. 配るのは大変なので参加者が持っていく
    1. 誰か担当を付けて見てる?
  4. バッグを用意してあげたい(増田)
    1. 封入するの大変そう
    2. バッグなし

  5. EuroPythonのおみやげ少数。

会場見学の報告と確認（森本）

  1. Ustream 配信テスト OK (1.5 Mbps/上り x 3 = 4.5 Mbps)

  2. 受付 3F の通路なので少し狭くなる、列の並び誘導を工夫する必要がある

  3. 会場係り(4名) がそれぞれの教室 + 当日スタッフ1名の2名体制を取る
    1. 全体を見られる人がいるといい (もりもと -> 遊軍化？)

  4. 前日 19:00 から準備します、受付は事務局から誰か参加してもらえると嬉しい

  5. プログラム担当さんへお願い
    1. 講演者に Ustream 配信することの可否、VGA 出力端子を確認する
    2. パネルディスカッションは配信も録画もしない
  6. 事務局担当さんへお願い

    1. 誘導の経路案内の模造紙

    2. プログラムのポスターを提示する
      1. 教室ごとのプログラムのタイムスケジュールを張り出す
    3. 無線 LAN 設定はポスターで提示する
      1. プログラムのタイムスケジュールの紙に書き込みましょう

キャッシュフロー

  1. 赤字期間がちょっとある

次回の夢

  1. 二日開催
  2. 他のユーザ会も取り込みたい
  3. 人数が結構来たので、大きな会場で開催
  4. 次期座長やりたいです(寺田

TODO

  • [たかのり,遠藤] Guidoの質問ページの用意とguidebookからのリンク
  • [亀井,松崎] アンケート作成: 前のモノに有料になったことによる変更を入れる、英語版を用意する
  • [瀧澤] パンフレットのデザインを作成する: 詳細: 参加者に配るパンフレットのデザインを作成する。 -> 文章一部更新して誤字脱字チェックへ進める
  • [広報,清水川] 参加者の皆様へページの完成
  • [遠藤] Guidebook:交通Mapを作成する
  • [遠藤] Guidebook:イベントアイコンを作成する
  • [遠藤] Guidebook:会場Mapを作成する: 会場設営>会場見取り図参照
  • [松崎,事務局] 購入予定物品リスト作成: 事務局で購入する物品についてリストを作成する -> 名札用紙等、購入していないものをそろえる
  • [事務局（松崎）] 事務局：当日の必要スタッフ人数をMLで報告
  • [広報(清水川)] 当日協力スタッフの募集: 必要人数分かり次第、募集, pycon-organizers-jp で声を掛ける
  • [寺田] 次回2012開催について発表する内容を考えておく: 誰が座長を務めるのか、いつ頃やるのか、などどこまで決めておくか？
  • [寺田,イクバル] スタッフTシャツ: スタッフと参加者の区別しやすい, 30着 -> 寺田さんのところに送る